MS PROJECT - BLOGG

Det är viktigt att hålla sin tidplan så enkel som möjligt. Jag rekommenderar att du följer de alternativ jag visar på bild 1 om du har begränsad erfarenhet av MS Project.

De två ikryssade alternativen visar att en ny aktivitet visas med ”?” efter varaktigheten.

Du hittar dessa inställningar under Tools / Verktyg -> Options / Alternativ -> "Fliken" Schedule / Beräkningar.

I Project kan du anpassa aktivitetsfältet så att de har till exempel olika färger för speciella ändamål när exempelvis, du vill skilja mellan olika resurser, institutioner, avtal etc.

Från Gantt-vyn, om man antar att det redan finns en resurs som kallas Nisse, måste du först identifiera uppgifter som tilldelats Nisse med hjälp av ett flag fält.

Höger klicka som att du skulle infoga en ny kolumn. Istället för att välja infoga fält väljer man ”customize fileds”. Välj Flag/Flagga högts upp till höger. Namnge flag1 med namnet Nisse och sedan tryck på Formula.

I denna ruta skall formulan IIf([Resource Names]="Nisse";Yes;No) placeras. Godkänn din val.

Du bör nu se ett yes/Ja i kolumnen för Nisse.

Sedan från Gantt-vyn, höger klicka ute vid barerna, bar styles/Palett. Lägg nu till en rad under befintlig aktivitet/task.

Namnge till aktivitet Nisse, välj sedan utseende, färg/mönster/form. Välj sedan att den skall visas för normal; Flag1 låt sedan start och finish vara kvar. Godkänn.

Alla barer för Nisse visar nu med valt utseende.

Eftersom det finns 20 Flag fält, kan denna procedur upprepas för upp till 20 olika alternativ.

Om skrivaren inte skriver ut vad du vill, kontrollera att layouten som presenteras i Arkiv - Förhandsgranska är på ett sånt sätt som du vill presentera den. Om layouten inte är vad det du vill presentera, prova att ändra inställningarna genom att klicka på Setup-knappen längst upp.

Notera inställningarna ”zoom” eller ”skalning”, på fliken Sida, detta kan orsaka utskriftsproblem då gantt-schemat är in zoomat. Är valet för ”anpassas till en sida” i bockat kan planen kännas väldigt ihop tryck, återgå då till valet ”adjust to” eller ”skalning” – 100 %.

Om det fortfarande inte uppfyller dina behov klicka på stäng och experimentera med zoomning, teckensnitt och bar storlek, etc.

Du kan begränsa utskriftens varaktighet från File/Print/Datum från ... till ...

Om Förhandsgranska visar vad du vill men utskrifterna forfarnade blir fel ligger problemet med största sannolikhet hos skrivaren. Kontrollera först att du har den senaste drivrutinen nerladdad till din dator. Du kan prova ett annat teckensnitt, olika teckenstorlek, olika skrivare eller en annan skrivardrivrutin.

Experiment och eliminera.

Notera att:

• Project 2002 inte kan skriva ut stora pappersstorlekar
• Om du har svårt med utskrifterna i Project 2007, kan det vara problem med 3-D barer i Gantt-schemat. Du kan prova att stäng av denna funktion via Verktyg/Options/fliken – Visning. Under Visa. Avmarkera "Bars och
  former i Gantt-vyer i 3-D "

Detta definierar hur en aktivitet är förknippad med någon annan aktivitet.  Det finns fyra typer utav relationer och kan innefatta en fördröjning.

Start till slut

En relation mellan två aktiviteter där efterföljande aktivitet (den andra aktiviteten) inte kan avsluta förrän föregångare aktivitet (aktivitet) har startat.

Detta är i grunden en ologisk sammansättning som det innebär att planera/löpa bakåt, dock används det ibland för att schemalägga en efterföljare aktivitet "så sent som möjligt" i förhållande till föregångaren aktivitet.

Start till start

En relation mellan två aktiviteter där efterföljande aktivitet (den andra aktiviteten) inte kan starta förrän föregångare aktivitet (den första aktiviteten) har startat.

Avslut till start

Efterföljande aktivitet kan inte påbörjas förrän föregående aktivitet är klar. Detta är den mest använda kopplingen i det logiska schemat och den ända som skall användas.

Avslut till avslut

Aktiviteten kan inte avslutas förrän föregående aktivitet är klar.

Använd endast avslut till start för att enkelt kunna hålla reda på tidplanen och dess resurser.

Det är viktigt att förstå att sammanfattningsaktiviteterna i Project inte är produktiva aktiviteter, utan snarare en visuell sammanfattning av de underaktiviteterna under dem. 

Detta är en fråga som kommer upp med jämna mellanrum. Det enkla svaret är Ja, men detta rekommenderas inte. Varför? Här följer en kort förklaring.

Att länka ihop sammanfattningsaktiviteterna är en utav orsakerna till att projektfiler utvecklar cirkelreferenser. Detta är fel som kan vara mycket svårt att hitta och korrigera. Den främsta orsaken är att det finns länkar både på sammanfattningsnivån och i de aktiviteter som finns under dem.

Blir det logiska schemat allt för komplicerat, de vill säga, länkar ifrån både summeringarna och underaktiviteter kommer tidplanen inte svara på de ändringar som görs och de i sin tur kan ge fel signaler t.ex. i resurshanteringen.

Men en tidplan som används för inledande planering kan detta vara ett förnuftigt sätt att komma igång med tidplanen. Men i detta läge finns troligtvis inte heller några länkar i underaktiviterna.

Det absolut bästa är att hålla sig borta ifrån dessa kopplingar för det kan orsaka förvirrande flöde i tidplanen och i värsta fall göra filen korrupt. Därför skall det undvikas helt.